En gestión de proyectos, la evaluación de proyectos es un proceso por el cual se determina el establecimiento de cambios generados por un proyecto a partir de la comparación entre el estado actual y el estado previsto en su planificación. Es decir, se intenta conocer qué tanto un proyecto ha logrado cumplir sus objetivos o bien qué tanta capacidad poseería para cumplirlos.
En una evaluación de proyectos siempre se produce información para la toma de decisiones, por lo cual también se le puede considerar como una actividad orientada a mejorar la eficacia de los proyectos en relación con sus fines, además de promover mayor eficiencia en la asignación de recursos. En este sentido, cabe precisar que la evaluación no es un fin en sí misma, mas bien es un medio para optimizar la gestión de los proyectos.
Tipos de Evaluación
Según el nivel de gestión.
La evaluación de proyectos la podemos clasificar de la siguiente manera:
- Política-Estratégica: La parte política verá la parte social y política y su consistencia para trascender en el tiempo y que sea en cierta forma equitativo.
- Administrativa: En el caso administrativo, el fin siempre es la mayor racionalización de todos los recursos, el logro de sus planes, objetivos, metas, actividades, programas; expresión de la eficiencia y eficacia en su mayor expresión.
- Técnica: Lo técnico es una mezcla de lo anterior y lo propio, ya que incide hoy en día al mejor logro de los dos puntos anteriores, por el avance en los descubrimientos, su rapidez, medición y precisión. Así, dependerá de cada ciencia, el enfoque científico y técnico a ser aplicado.
Según la naturaleza de la evaluación.
La evaluación de proyectos puede ser vista de dos ópticas diferentes:
Evaluación privada: Que incluye a la "evaluación económica" que asume que el proyecto está totalmente financiado con capital propio, por lo que no hay que pedir crédito, y por otro lado la "evaluación financiera", que incluye financiamiento externo.
- Evaluación social: En la evaluación social, los beneficios se valoran en base a la eficiencia, sin muchas consideraciones de costos. Aquí interesan los bienes y servicios reales utilizados y producidos por el proyecto, siendo estos últimos de mayor importancia que los primeros.
Según el momento en que se realiza.
Los distintos tipos de evaluación varían según el momento en que se realicen. Los tipos de evaluación son: ex-ante, de proceso, post y de impacto.
Evaluación ex-ante: Se efectúa antes de la aprobación del proyecto y busca conocer su pertinencia, viabilidad y eficacia potencial. Este tipo de evaluación consiste en seleccionar de entre varias opciones técnicamente factibles a la que produce el mayor impacto al mínimo costo. Este tipo de evaluación supone la incorporación de ajustes necesarios en el diseño del proyecto, lo cual podría generar incluso el cambio del grupo beneficiario, su jerarquía de objetivos y el presupuesto.
- Evaluación de proceso, operativa, de medio término o continua: Se hace mientras el proyecto se va desarrollando y guarda estrecha relación con el monitoreo del proyecto, motivo por el cual algunos autores no la consideran una verdadera evaluación, sino mas bien una actividad que forma parte del proceso de control del proyecto.
Permite conocer en qué medida se viene logrando el logro de los objetivos (Resultados en caso de marco lógico); en relación con esto, una evaluación de este tipo debe buscar aportar mejoras orientadas al perfeccionamiento del modelo de planificación de proyectos utilizado y a identificar experiencias ocurridas durante la ejecución. Las fuentes financieras suelen requerir la realización de este tipo de evaluación para ejecutar o liberar los desembolsos periódicos.
- Evaluación post, de resultados o de fin de proyecto: Se realiza cuando culmina el proyecto. Se enfoca en indagar el nivel de cumplimiento de los objetivos (Propósito y Resultados en caso de marco lógico), asimismo busca demostrar que los cambios producidos son consecuencia de las actividades del proyecto (exclusivamente o en interacción con otras fuentes); para esto suele recurrir a un diseño experimental. No solo indaga por cambios positivos, también analiza efectos negativos e inesperados. El cumplimiento de objetivos se refiere no sólo al logro de los fines o proposititos establecidos, sino también al cumplimiento de éstos desde el punto de vista físico, financiero, de calidad y de uso eficiente de los recursos.
- Evaluación de impacto: Es la que se orienta a investigar los cambios permanentes y las mejoras de la calidad de vida producidos por el proyecto, es decir, se enfoca en conocer la sostenibilidad en el tiempo de los cambios alcanzados y los efectos imprevistos (positivos o negativos). En caso de diseño con marco lógico, se enfoca en la evaluación del Fin de la jerarquía de objetivos. Esta evaluación necesariamente debe ser realizada luego de un tiempo de culminado el proyecto y no inmediatamente que éste concluya; el tiempo recomendado para efectuar la evaluación de impacto es de 5 años.
Cabe considerar que las evaluaciones ex-ante y de proceso son consideradas como evaluaciones formativas debido a que se producen mientras se da la preparación y/o ejecución del proyecto y sus conclusiones sirven para optimizar la ejecución del mismo (o en algunos casos su rechazo o suspensión); y por el contrario las evaluaciones de resultados (post) y de impacto vienen a ser evaluaciones sumativas que ocurren al culminar el proyecto e incluso un tiempo después de haber culminado, ocurriendo que sus conclusiones servirán para ser transferidas a otras experiencias (otros proyectos) pero ya no podrán tener una aplicación directa en el proyecto que ha concluído.
Las evaluaciones de resultados y de impacto requieren asumir un diseño específico de investigación, como se verá mas adelante.
Criterios utilizados para evaluar proyectos
La evaluación de proyectos, en sus distintos tipos, contempla una serie de criterios base que permiten establecer sus conclusiones. En función del campo, empresa u organización de que se trate, es que se emplearán una serie de criterios u otros que guarden relación con los objetivos estratégicos que se persigan.
No existen criterios únicos, por lo general los criterios surgen en función de la naturaleza de cada proyecto, pero existe cierto consenso en la necesidad de analizar la pertinencia, eficacia, eficiencia y sostenibilidad de los proyectos.
- Pertinencia o relevancia: Observa la congruencia entre los objetivos del proyecto y las necesidades identificadas y los intereses de la población e instituciones (consenso social). Se observa especialmente en la evaluación ex-ante pero también en los demás tipos de evaluación.
Eficacia: Es el grado en que se han cumplido los objetivos. Se observa en las evaluaciones de tipo contínua y ex-post.
- Eficiencia: Indica el modo en que se han organizado y empleado los recursos disponibles en la ejecución del proyecto. Este criterio es usual en el análisis costo-beneficio realizado en la evaluación ex-ante.
Sostenibilidad: Establece la medida en que la población y/o las instituciones mantienen vigentes los cambios logrados por el proyecto una vez que este ha finalizado. Suele considerarse en las evaluaciones de impacto.
Otro enfoque de los criterios de evaluación de un proyecto terminado pueden resumirse de la siguiente manera: Logros, Eficiencia, Persistencia e Impacto.
Estos criterios se explican seguidamente:
§ Logros: se refiera a la medición de los efectos producidos por el proyecto, es decir, de su cuantificación en términos de alguna unidad de medida.
§ Eficiencia: es una forma de medir la productividad del programa de trabajo. En este sentido relaciona los recursos o insumos empleados (financieros, humanos, administrativos, de tiempo, materiales e información) con los resultados obtenidos, sean éstos de naturaleza cuantitativa o cualitativa.
§ Persistencia: muchos proyectos se proponen conseguir modificaciones durables en las personas, ya sea en sus actitudes, capacidades y habilidades específicas. La evaluación debe apreciar en que grado se cumple con lo previsto.
§ Impacto: el impacto de un proyecto se refiere a la ponderación de la importancia relativa de los resultados en comparación con la magnitud global del problema con el cual se relaciona.
EVALUACION POST
El concepto de Evaluación Post de un proyecto se refiere al proceso de medición y verificación y cumplimiento de los objetivos planteados para el mismo una vez que ha sido completado. El concepto es aplicable a cualquier tipo de proyecto, sea éste o no de infraestructura, del tipo social o de otra característica.
La evaluación Post del proyecto es una actividad que suele obviarse. Usualmente se inicia un proyecto con la identificación y propuesta (formulación), se realiza una evaluación “Ex-ante” de dicha propuesta para aprobar su ejecución y se llega sólo hasta la ejecución propiamente dicha.
La evaluación es la fase del ciclo del proyecto que permite hacer una calificación (cuantitativa y cualitativa) profunda del proceso.
Volver sobre la experiencia es una acción que brinda la oportunidad de mejorar el modo de acción, así como la de identificar problemas que puedan ser abordados nuevamente por medio de proyectos.
Requisitos que debe cumplir una buena evaluacion de proyectos
Toda evaluación debe cumplir algunos requisitos metodológicos para garantizar que la información que genere puede ser usada en la toma de decisiones. Así, se espera que todo proceso de evaluación sea:
· Objetivo: Debe medirse y analizarse los hechos definidos tal como se presentan.
· Imparcial: La generación de conclusiones del proceso de evaluación debe ser neutral, transparente e imparcial. Quienes realizan la evaluación no deben tener intereses personales o conflictos con la unidad ejecutora del proyecto.
· Valido: Debe medirse lo que se ha planificado medir, respetando las definiciones establecidas. En caso el objeto de análisis sea demasiado complejo para una medición objetiva, debe realizarse una aproximación cualitativa inicial.
· Confiable: Las mediciones y observaciones deben ser registradas adecuadamente, preferentemente recurriendo a verificaciones in-situ.
· Creíble: Todas las partes involucradas en el proyecto deben tener confianza en la idoneidad e imparcialidad de los responsables de la evaluación, quienes a su vez deben mantener un política de transparencia y rigor profesional.
· Oportuno: Debe realizarse en el momento adecuado, evitando los efectos negativos que produce el paso del tiempo.
· Útil: Debe ser útil y elaborarse en un lenguaje conciso y directo, entendible para todos los que accedan a la información elaborada, los resultados de una evaluación no deben dirigirse sólo a quienes tienen altos conocimientos técnicos, sino que debe servir para que cualquier involucrado o interesado pueda tomar conocimiento de la situación del proyecto.
· Participativo: Debe incluirse a todos los involucrados en el proyecto, buscando de reflejar sus experiencias, necesidades, intereses y percepciones.
· Retroalimentador: Un proceso de evaluación debe garantizar la diseminación de los hallazgos y su asimilación por parte de los involucrados en el proyecto (desde las altas esferas hasta los beneficiarios), para así fomentar el aprendizaje organizacional.
· Costo/eficaz: La evaluación debe establecer una relación positiva entre su costo (económico, de tiempo y recursos) y su contribución en valor agregado para la experiencia de los involucrados en el proyecto.
Podemos citar un conjunto de interrogantes fundamentales que pueden plantearse para verificar o evaluar un proyecto terminado. La siguiente lista no es limitativa, pudiendo ser ampliada o reducida según las características de un determinado proyecto, pero podría servir como referencia para el trabajo evaluativo final.
§ ¿Se analizó lo suficiente la situación real del problema?
§ ¿Existió claridad y definición de los objetivos y aspectos prioritarios del problema?
§ ¿Fueron suficientemente claros, precisos y concretos estos objetivos?
§ ¿Se preparó y firmó un Acta de Inicio del Proyecto?
§ ¿Se prepararon y entregaron al cliente informes periódicos de progreso del proyecto durante su ejecución?
§ Fueron cumplidos los objetivos de costos, calidad y tiempo establecidos para el proyecto?
§ ¿Existió correspondencia entre los objetivos planteados y la metodología utilizada?
§ ¿Se tomaron en cuenta experiencias anteriores al momento de definir la metodología de trabajo?
§ ¿Las actividades planificadas fueron cumplidas según lo establecido?
§ ¿Qué actividades se cumplieron y cuáles no? ¿Por qué?
§ ¿Cuál fue el grado de participación de los diferentes actores?
§ ¿Están las comunidades participantes en capacidad de iniciar por su cuenta procesos similares?
§ ¿Hubo apropiación del proyecto por parte de las comunidades?
§ ¿Se hicieron jornadas de retroalimentación?
§ ¿Qué nivel de integración existió entre los miembros de las comunidades y los agentes promotores de desarrollo?
§ ¿Qué tanto se avanzó en la solución del problema planteado?
§ ¿Hubo un compromiso permanente de las partes respecto al logro de los objetivos propuestos?
§ ¿Fue adecuada la preparación de los partes para su efectiva su participación en el proyecto?
§ ¿Qué tanto aportó cada una de las partes para la puesta en marcha del proyecto?
§ ¿Qué aprendió cada parte como resultado de haber vivenciado el proceso?
§ El cliente o patrocinante del proyecto aceptó finalmente el proyecto? Firmó un acta de terminación?
§ ¿Cuáles fueron los efectos del proyecto sobre el bienestar general de la población en cuestión?
§ ¿Cuáles fueron los efectos del proyecto sobre el sector donde se desarrolló?
INFORME DE EVALUACION POST DE PROYECTOS
Lista de Contenido
Indice
Sumario (Resumen)
Introducción
Objetivos del Proyecto
Justificación
Resumen de la Propuesta y su aprobación
Planificación del Proyecto por Fases
Recursos Utilizados
Costos
Cronograma de Ejecución
Actas de Inicio y Terminación
Cumplimiento de Objetivos
Mecanismos de Control utilizados
Beneficios obtenidos
Sostenibilidad de los cambios
Grado de conformidad del Cliente
Conclusiones
Recomendaciones
Bibliografía
Anexos
INFORME DE EVALUACION POST DE PROYECTOS
DESCRIPCION DEL CONTENIDO
Indice | El índice es una lista en la cual aparecen los títulos de las secciones y subsecciones que constituyen la estructura del informe, es decir, títulos de primer, segundo y en algunos casos hasta de tercer orden, respectivamente, dispuestos en tal forma que el lector pueda apreciar fácilmente cual es el contenido del informe. |
Sumario (Resumen) | El sumario es un resumen del informe. En él deben mencionarse los puntos más importantes del mismo, especialmente en lo que a conclusiones y recomendaciones se refiere. El objetivo del sumario es dar una visión completa y precisa del trabajo realizado y de los resultados obtenidos y motivar al lector a continuar la lectura del documento para obtener mayor información detallada. Aún cuando físicamente el Sumario aparece al comienzo del documento del informe, esta condición de resumen global obliga a redactar el Sumario una vez que se ha completado totalmente la redacción del cuerpo principal del informe (incluyendo conclusiones y recomendaciones) ya que dicho sumario debe hacer énfasis en los resultados y en las conclusiones y recomendaciones, lo cual no podría hacerse si no se hubiesen redactado previamente. Finalmente, el sumario debe ser breve y su extensión debe limitarse a un máximo de 200 palabras, no debiendo contener abreviaturas, símbolos, ni referencias particulares. |
Introducción | La introducción debe cumplir con las tres funciones siguientes: Indicar cual es el objetivo del trabajo realizado, justificar dicho trabajo y dar una idea clara de la forma en que se expone en el cuerpo del informe el material que constituye o integra el mismo, es decir, debe dar respuesta a las preguntas Qué (¿ qué es el trabajo ?), Por Qué (¿ por qué se hace el trabajo ?) y Cómo (¿ cómo esta estructurado el informe ?). Estas tres funciones son indispensables en una Introducción, puesto que preparan al lector a la lectura del texto principal. Esta sección debe redactarse con especial cuidado, ya que, en unión del Sumario y de las Conclusiones, constituyen las partes de mayor importancia del informe. En efecto, la persona que no tenga tiempo de leer el informe completo. pero que sin embargo quiera tener una idea de su contenido, se limitará a leer el Sumario o resumen, con el fin de adquirir una información global sobre el trabajo, Debe ponerse especial cuidado, por consiguiente, en redactar estas tres secciones de forma tal que concuerden perfectamente entre sí. |
Objetivos del Proyecto | En esta sección se definirán los objetivos del proyecto, tanto los generales como los específicos, tal como fueron plantados en la propuesta aprobada.. Estos objetivos deberán estar en plena y total concordancia con las actividades realizadas, las cuales se incluyen en la sección de Descripción Detallada del Trabajo. |
Justificación | Descripción de las razones por las cuales se ejecutó el proyecto, concordantes con la propuesta. |
Resumen de | No requiere mayor explicación. |
Planificación del Proyecto por Fases | No requiere mayor explicación. |
Recursos Utilizados | No requiere mayor explicación. |
Costos | Costos del Proyecto, detallados por fase y Totales. |
Cronograma de Ejecución | Consiste en un diagrama de barras horizontales (Diagrama de Gantt) ) que liste y muestre la cronología de las actividades del proyecto., durante el período establecido. |
Actas de Inicio y Terminación | No requiere mayor explicación. |
Cumplimiento de Objetivos | No requiere mayor explicación. |
Mecanismos de Control utilizados | No requiere mayor explicación. |
Beneficios obtenidos | No requiere mayor explicación. |
Sostenibilidad de los cambios | Permanencia o durabilidad en el tiempo de los cambios de cualquier tipo originados por la ejecución y operación del proyecto |
Grado de conformidad del Cliente | Resultados de consulta al cliente y obtención de información relativa al grado o nivel de satisfacción que el cliente tiene respecto a los resultados del proyecto . |
Conclusiones | Esta es una de las partes más importantes del informe. Aquí deben resumirse los resultados obtenidos y las conclusiones a que se haya llegado en las dos secciones anteriores. Deben darse aquí las respuestas a las preguntas que se hacían implícitamente en la introducción, sección con la cual debe estar en concordancia. En esta parte del informe no debe presentarse material nuevo, sino que debe repetirse aquello que se desea que el lector recuerde del informe, es decir, los resultados obtenidos. |
Recomendaciones | Si a partir de los resultados obtenidos se han generado un conjunto importante de conclusiones específicas y prácticamente independientes, es entonces conveniente crear una sección aparte de conclusiones y posteriormente tener también una sección aparte de recomendaciones. En este caso es muy probable que cada conclusión especifica conduzca a la generación de una o más recomendaciones que se derivan o relacionan con ella y dichas recomendaciones deben presentarse en la sección correspondiente en el mismo orden que tienen las conclusiones de las cuales se derivan, todo ello para lograr una perfecta concordancia, lo cual dará mayor capacidad de compresión y memorización al lector. |
Bibliografía | Se presentará aquí la lista de las referencias o fuentes bibliográficas consultadas debidamente numeradas y ordenadas alfabéticamente por el apellido (o denominación principal) de los autores. La referencia se hará de la manera siguiente: Indicar primeramente el Apellido e Iniciales del Nombre del Autor (en caso de que sean varios autores se mencionarán todos [en el orden que aparecen en la referencia ] , o sólo el primero, colocando a continuación la abreviatura latina et alt(et alteri = y otros). A continuación irán el Título del libro (entre comillas), el volumen, la editorial, el lugar (país y ciudad) y la fecha de edición. |
Anexos | Los anexos o apéndices son secciones del informe las cuales contienen información relacionada con el mismo, pero que no conviene incluir en las secciones principales ya que su longitud y voluminosidad las harían ser demasiado largas. La existencia de anexos permite cumplir la premisa de informes “cortos pero precisos”, es decir, con un cuerpo principal no muy extenso (lo cual impida que su lectura sea tediosa, aburrida o fastidiosa) y con un tema tratado en forma concreta y precisa. El material que se considere muy extenso o de menor importancia que el que se presenta en el cuerpo principal deberá así ser incluido o trasladado a los anexos, como puede ser: cálculos típicos, descripción de recursos, equipos y materiales secundarios, gráficos y tablas secundarios, datos de referencia de calibración de equipos de medición, y cualquier otro material cuya lectura no sea indispensable para la comprensión del informe. Los anexos deben ir numerados y deben tener cada uno su propio título, a efectos de poder hacer referencia a ellos desde el cuerpo principal del informe. En todo caso, conviene destacar que los anexos son secciones totalmente independientes entre sí, motivo por el cual es posible que en informes muy extensos, los anexos tengan su propia bibliografía y lista de símbolos e inclusive hasta su propia numeración de páginas. Esto no es necesario en la mayoría de los informes comunes, pero conviene tenerlo presente. |
